We weten allemaal dat veranderen soms moeilijk is. Die vlieger gaat ook op als het om aanpassing of verandering van software gaat: in onze eigen praktijk komen we het meer dan eens tegen. Wat kun je doen om mensen nieuwe software en een nieuwe werkwijze snel te laten accepteren?

Zo moet het niet

Om te beginnen: hoe moet het niet? Het is niet handig om één of twee mensen in de organisatie te laten bepalen wat nodig is en hoe de implementatie in het werk gaat. We komen het regelmatig tegen: nieuwe software wordt zonder al te veel uitleg en toelichting opgelegd aan medewerkers. Het resultaat is meestal dat deze medewerkers de hakken in het zand zetten, de voordelen weigeren te zien en zich genegeerd voelen.

Zo doe je het goed

Hoe doe je het goed? Al in het voortraject is het slim om mensen te betrekken die daadwerkelijk met de nieuwe software moeten gaan werken. Zij weten immers wat handig is en welke behoeftes er zijn. Door hen vroeg bij het proces te betrekken, voelen ze zich serieus genomen. Het leidt negen van de tien keer tot een betere oplossing én een veel hogere acceptatiegraad. Dus: betrek je mensen en laat ze hun ideeën spuien.

Wanneer doe je dat?

Wij zijn van mening dat je de betrokken mensen zo vroeg mogelijk in het proces betrekt, van iedere laag in de organisatie en van elke discipline. Dan weten ze ook wat eraan zit te komen en het zorgt ervoor dat zij op hun beurt hun collega’s in het proces betrekken en ideeën ophalen. Laat iedereen meedenken, dan snappen ze waarvoor ze het doen en waar voor hen het voordeel valt te halen. Dat creëert draagvlak. Het is veel beter om te denken: ‘dit gaat mij helpen’ in plaats van ‘ik moet het zo doen’. Wij hebben die input nodig om nieuwe software ook daadwerkelijk het systeem van onze klant te laten zijn. Wij leggen uit welke mogelijkheden er zijn, de klant én de organisatie maken uiteindelijk de keuze voor de inrichting.

Weerstand en kritiek

Ja, weerstand tegen de implementatie van nieuwe software zal er ook zijn. We proberen mensen altijd in te laten zien waar voor hen het voordeel ligt. Kritische vragen zijn prima: dat houdt iedereen scherp en geeft aan dat de vragensteller betrokken is. Dat is alleen maar prettig.

Meer weten?

UwDynamicsPartner staat klaar om ook in deze coronatijden van dienst te zijn. Neem gerust contact met ons op bij vragen en/of opmerkingen!