Bertus Keunen is bedrijfsleider bij Grobeco Heftrucks BV in Deurne. Grobeco verkoopt heftrucks, palletwagens en eigenlijk alles wat met intern transport te maken heeft. “We werkten jarenlang met Exact voor onze administratie, maar het lukte maar niet om de toegevoegde waarde eruit te halen wat wij graag wilden”, vertelt hij. “Exact is niet op maat gemaakt voor deze heftruckbranche. Dat is begrijpelijk, maar er zaten wel erg veel dingen in waar we niets aan hadden en zoals gezegd misten we andersom dingen die we juist wel nodig hadden. Het werkte ook traag. De directie van Grobeco had er veel in geïnvesteerd, om het te krijgen zoals ze het graag wilden hebben. Dat kostte veel tijd en geld, maar het voldeed vervolgens nog niet aan onze verwachtingen. Dat waren we beu en toen we zagen hoe UDP dat voor elkaar had, besloten we daar eens ons licht op te steken.”

Wat is er geleverd?

In 2010 kwam Grobeco in contact met UwDynamicsPartner. “Zij hadden het systeem zoals wij dat voor ogen hadden voor Grobeco. Het contract met Exact liep af en we hadden besloten dat contract niet te verlengen. De tijd begon wat te dringen, want dat was in oktober en in januari moesten we door op een ander systeem. Dat is UwDynamicsPartner gelukt, we konden op 1 januari aan de slag.” UDP verzorgde een compleet ERP-systeem, helemaal toegelegd op de heftruckbranche. Dat stond grotendeels al, maar Grobeco wilde graag een aantal aanvullende opties. Ook de buitendienst moest ermee kunnen werken, met koppelingen voor het invoeren en uitlezen van werkbonnen bijvoorbeeld. UwDynamicsPartner leverde Microsoft Dynamics NAV (de basis ERP-toepassing), de UDP Rental en Service (een add-on op Microsfot Dynamics NAV), Dime Scheduler (een grafisch plabord, gekoppeld met Microsoft Dynamics NAV) en, zoals Bertus aanstipte, Navidocs Import van inkoopfacturen en herkenning.

Voortgang proces

“Hoe meer je ermee bezig bent, hoe meer je ontdekt wat het nog makkelijker zou maken om mee te werken”, kijkt Bertus terug op het proces. “Dat past UDP dan aan en vervolgens wordt het met meerdere gebruikers besproken om te zien of de add-on of aanpassingen ook voor hen interessant kan zijn. Het spreekt voor zich dat UDP probeert software te maken die voor iedereen zo goed mogelijk werkt.” In de loop van de tijd zijn er zodoende wel wat aanpassingen geweest. Via Microsoft zijn regelmatig updates beschikbaar die het werken met het ERP-systeem nog makkelijker maken. “Tegelijkertijd ben je nooit waar je wilt zijn. Bij elke update en verbetering, ontstaan er weer nieuwe ideeën voor verbeteringen. Het proces gaat door en dat is goed. De technieken worden anders, er komen meer hulpmiddelen. Acht jaar geleden was er nog niets voor het werken op een tablet, we zijn in 2012 gestart met iPads. Dat was een grote vooruitgang. Monteurs vonden het fijn om mee te werken, klanten net zo, zij waren blij dat ze snel de juiste informatie hadden en dat de monteur direct de werkbonnen kon invullen en versturen. We werken nu met tablets en daarvoor worden nu ook weer allerlei add-ons ontwikkeld.” Zaken waar de mensen van Grobeco tegen aanlopen, worden besproken met UDP en snel verholpen, of er wordt een oplossing bedacht.

In de praktijk

Grobeco kan nu inkoopfacturen automatisch inlezen. Het proces van opdracht tot betaling is zeer kort geworden, met een minimum aan verstoring. Voorheen kostte het de administratie veel tijd om facturen te controleren, nu gaat alles automatisch. Digitaal factureren idem dito. Geen papieren rompslomp meer. “Daar zijn we in 2015 mee begonnen en het verschil is enorm. Ook aan post. Je hoeft niet meer te printen, het hoeft niet meer in een envelop. De administratie wordt er een stuk eenvoudiger van. Er werkt nu één persoon fulltime minder. Voorheen was onze planner ’s avonds een paar uur bezig om alle werkbonnen in te voeren, dat is echt verleden tijd. Het is allemaal geautomatiseerd. Er zijn ook veel minder klanten die te laat zijn met betalen.” Voor de monteurs geldt dat ze makkelijker de geschiedenis van materieel kunnen inzien en dat brengt hen soms sneller op het juiste spoor, mede door een geïntegreerd keuringsproces. “Als ze zien dat hetzelfde of een soortgelijk probleem zich al eerder heeft voorgedaan, kunnen ze sneller en efficiënter een storing oplossen.” UDP heeft ook software ontwikkeld voor Grobeco. Bertus geeft een uitleg en schets van wat nodig is en wat hij ervan verwacht, en dan gaan de ontwikkelaars van UDP aan het werk. “En dan wordt het allemaal weer makkelijker.”