WEBO Heftrucks is meer dan heftrucks alleen. Het Waalwijkse bedrijf verzorgt alles voor intern transport en inrichting van het magazijn. Bedrijfsleider Jan van Seeters ziet daarbij een verschuiving naar explosievrije machines: van de geleverde heftrucks is tegenwoordig 90 procent elektrisch. Tegelijkertijd was enige tijd geleden sprake van een verschuiving in de IT-zaken van WEBO Heftrucks. Jan van Seeters: “We werkten met Exact onder DOS, maar we zochten al een jaar of tien naar een servicepakket speciaal voor onze branche. We wilden graag onze service digitaliseren. In Exact misten we het servicepakket om de monteurs in de buitendienst goed aan te sturen.”

Papierloos

Tot voor kort werkten de monteurs nog in hoge mate met papier. Nu is dat anders: “Ze hebben allemaal een laptop waarin ze digitaal de servicebonnen verwerken. In Microsoft Dynamics NAV/Business Central werkt dat prima. Voorheen vulden ze dat op papier in en het kwam voor dat wij op de administratie dan pas weken later de bonnen binnenkregen. Dankzij de automatisering is dat hele proces ingrijpend verbeterd. Het werkt snel en correct.” WEBO Heftrucks is zover dat het bedrijf zo goed als papierloos werkt. Het nieuwe digitale pad heeft ook gevolgen voor het verdere proces. “Het hele factureringsproces gaat digitaal en via e-mail. Je kunt nu elke verwerkte factuur snel vinden, dat is allemaal digitaal gearchiveerd”, vertelt Jan van Seeters. Betalingen gaan veel sneller. “Zo gauw de monteur via zijn laptop de bon heeft opgestuurd, kunnen wij direct starten met factureren. Het geld komt sneller binnen en het werkt veel efficiënter door digitale ondertekening. Mensen in de buitendienst en op kantoor hebben nu hun handen vrij voor andere zaken.”

Barcodes

Het magazijnbeheer is voor WEBO Heftrucks ook een stuk makkelijker geworden. Door alle digitale koppelingen is altijd duidelijk hoeveel materieel beschikbaar is. “We willen een volgende stap maken door alles te gaan scannen met barcodes. Ook dat doen we samen met UwDynamicsPartner. Dit alles was voor ons binnen Exact niet mogelijk. En als het zou kunnen, dan moet je zoveel maatwerk laten maken dat de kosten enorm oplopen. Natuurlijk hebben we in Navision ook aanpassingen gedaan om het perfect te krijgen voor ons bedrijf, maar dat was meer een kwestie van parameters aan- en uitzetten.” Jan realiseert zich dat het niet alleen een kwestie is van ‘de software passend maken voor je bedrijf’. “Het werkt ook andersom. In je software kun je bepaalde stromen gaan gebruiken door je bedrijfsvoering iets anders te doen.

Wat UDP deed en doet

UwDynamicsPartner leverde een complete ERP-oplossing gebaseerd op Microsoft Dynamics NAV/Business Central pakket, inclusief huurmodel, servicemodule, module voor magazijn- en voorraadbeheer en de volledige financiële administratie. “Natuurlijk zijn er altijd een paar dingen die in de bedrijfscultuur moeten gaan passen, maar daar zijn we prima uitgekomen. We zijn nu alleen maar bezig met verbeteringen om nog efficiënter te werken. UDP was ons aanbevolen door collega bedrijven, daar hadden ze al de nodige ervaring opgebouwd. Ik ga zelf binnenkort met pensioen”, aldus Jan, “maar WEBO kan de toekomst in.”